Un conseil spécialisé AMOA, réalisé par des experts

Obtenir un sponsoring de la Direction, identifier les principales parties prenantes, définir la vision, identifier et prioriser les scénarios métiers, rédiger les cas d’usages et cadrer les projets

Obtenir un sponsoring de la Direction

Les organisations qui s’assurent du soutien de la direction et veillent à ce que les cadres dirigeants communiquent activement la valeur et les avantages du projet ont plus de chances de réussir leur déploiement et la transformation.

Les dirigeants et l’encadrement sont importants dans le succès de vos projets car ils sont influents sur la culture de l’entreprise ; leur participation est essentielle pour encourager les équipes à adopter les nouvelles technologies et les nouveaux modes de travail.

Le soutien de la direction est un élément vital pour encourager l’adoption des utilisateurs finaux.

Identifier les principales parties prenantes

Les transformations d’entreprise et les déploiements technologiques les plus réussis sont ceux pour lesquels une équipe d’individus impliqués, représentant tous les secteurs de votre organisation, collaborent efficacement avec des rôles clairement établis pour atteindre les objectifs du projet.

Votre lancement sera d’autant plus réussi si vous travaillez véritablement en équipe. Toutefois, selon la taille et la composition de votre organisation, certains rôles pourront se chevaucher, certains membres pourront avoir plusieurs casquettes ou, à l’inverse, plusieurs membres d’équipe pourront avoir un même rôle et certains rôles ne seront peut-être pas nécessaires.

Définir la vision, identifier et prioriser les scénarios métiers, rédiger les cas d’usages, cadrer les projets

L’un des facteurs les plus importants pour favoriser l’adoption de nouvelles technologies et modes de travail consiste à définir une vision claire, concise et complète et de décrire les scénarios d’entreprise souhaités.

Une vision d’entreprise bien définie et une liste d’objectifs ciblés :

  • permettent aux employés de tous les niveaux de comprendre l’intérêt que les nouveaux outils représentent, non seulement pour l’organisation dans son ensemble, mais également pour chacun.
  • vous serviront de fil rouge tout au long de votre plan de lancement et de déploiement, et vous aideront également à garantir l’adoption et le soutien de tous au sein de votre organisation.

Votre lancement sera d’autant plus réussi si vous travaillez véritablement en équipe. Toutefois, selon la taille et la composition de votre organisation, certains rôles pourront se chevaucher, certains membres pourront avoir plusieurs casquettes ou, à l’inverse, plusieurs membres d’équipe pourront avoir un même rôle et certains rôles ne seront peut-être pas nécessaires.

La vision du projet doit formaliser des objectifs répondant aux enjeux métiers qui s’inscrivent dans la stratégie de l’entreprise

Les Scénarios Métiers sont l’expression des besoins métiers correspondant aux principales opportunités ou problèmes existants. En partant de votre vision, travaillez avec vos équipes pour établir les domaines dans lesquels vous voudriez que l’entreprise évolue précisément.

Les cas d’usages découpent un scénario métiers en une (ou une combinaison) action concrète; ils correspondent aux cas d’utilisation précis qui aideront à faire évoluer votre organisation pour satisfaire la stratégie et atteindre les objectifs du projet. Les applications nécessaires et adaptées peuvent alors être sélectionnées. Nous recommandons de réaliser un storystelling des cas d’usage pour faciliter la compréhension par les utilisateurs et préparer la communication accompagnant le changement.

Les scenarios métier et les cas d’usages doivent être priorisés ; les projets en découlant doivent être cadrés (alignement aux enjeux stratégiques et opérationnels, budgets, gains qualitatifs et ROI, ressources nécessaires, jalons, risques…)

Il vaut mieux commencer modestement, mais pouvoir démontrer que le retour sur investissement est rapide ainsi que les risques faibles plutôt que de s’attaquer directement à des solutions et usages plus ambitieux (longs, couteux, risqués….)

Afin de comprendre comment et pourquoi, nous vous invitons à télécharger notre Livre Blanc : « Mesurer la valeur et le ROI d’un projet de réseau Collaboratif et Social d’Entreprise »

Le but de ce livre blanc est de proposer une méthode normée qui réconcilie l’approche purement financière du ROI, les gains qualitatifs et la notion de risque, le tout en alignement avec les enjeux stratégiques de l’entreprise.

Ce livre blanc est dédié aux décideurs d’entreprises, associations et autres organisations qui doivent statuer sur un projet de Réseau Collaboratif et Social d’Entreprise. Il peut également aider les chefs de projets à préparer leur note de cadrage lors de l’étude préalable.

U1 Partage des informations commerciales

U2 Animation du Comité de Direction

U3 Gestion des projets internes

U4 Collaboration avec les clients

Définir les solutions adaptées aux différents usages et enjeux

Sur base des cas d’usages, il est possible de définir les fonctions nécessaires et donc choisir les solutions (applications d’Office 365, applications tierces, intégration, customisations éventuelles) pour préparer les déploiements.

Au cours de cette étape, vous allez identifier les fonctionnalités qui vont vous aider à atteindre vos objectifs et répondre aux cas d’usages et enjeux préalablement définis. Il est important d’évaluer régulièrement comment les nouvelles fonctionnalités ou celles qui ont été améliorées pourraient encore mieux vous servir.

Pour déterminer quelles sont les solutions qui correspondent le mieux à vos besoins, nous préconisons l’usage de méthodes simples et pragmatiques : Voici un exemple des diverses solutions d’Office 365 qui peuvent aider une organisation dont l’objectif est d’organiser des réunions efficaces:

Après avoir identifié les outils qui vous aideront à atteindre vos objectifs, déterminez quels sont les workflows spécifiques, besoins d’intégration/customisation éventuels (ou les applications tierces évitant les customisations)

Définir une stratégie de conduite du changement, définir et exécuter un plan d’adoption

Définir une stratégie de conduite du changement pour engager les utilisateurs et favoriser l’adoption

Définir en amont du déploiement une stratégie et un plan de conduite de changement (incluant communications, formations et communautés) est une étape essentielle du processus d’adoption des nouvelles technologies et modes de travail car elle implique vos utilisateurs et les informe au sujet de la plus-value professionnelle qui va être apportée à leur quotidien.

Quelle que soit la taille de votre organisation, BeWe est en mesure de concevoir des stratégies de conduite du changement simples et pragmatiques, et de les mettre en œuvre de façon adaptée à votre contexte particulier.

Préparer ses champions

Communiquer pour motiver et engager les utilisateurs

Former pour faciliter et développer
l’adoption

Évaluer, partager les expériences positives et réitérer

Évaluer la réussite de votre projet

Lorsque vous déployez vos scénarios et solutions d’entreprise privilégiés, il est crucial de définir des critères de réussite formels pour mesurer l’impact de votre déploiement, démontrer les bénéfices, identifier les axes d’amélioration, améliorer et étendre les nouveaux modes de travail en permanence. Vous devez déterminer ce qui doit être mesuré et la façon dont vous allez recueillir des données quantitatives et qualitatives.

Exemples de critères de réussite :

Partager les expériences positives

Il est important que vous mettiez en avant les changements positifs apportés par le déploiement des nouvelles technologies et des nouveaux modes de travail. Cela encouragera l’adoption et satisfera la direction et/ou les responsables du projet, notamment si vous soulignez le retour sur investissement.

Les expériences positives (gains qualitatifs principalement) peuvent souvent être tout aussi précieuses que les mesures quantitatives lorsqu’il s’agit de démontrer le succès de votre déploiement.

Créez des communautés encourageant l’adoption, pour partager les bonnes pratiques, dans lesquelles vous pouvez apprendre de vos pairs et d’experts.

Réitérer

Le processus d’adoption ne se termine pas le jour du lancement ni après l’évaluation de l’impact du déploiement. Encourager l’adoption est un travail de tous les instants. Vous devez sans cesse trouver de nouvelles façons dont les technologies peuvent aider votre organisation afin de vous adapter aux besoins fluctuants de l’activité et de vos utilisateurs.

Définir l’architecture, les plans de migration, la gouvernance, l’infrastructure et les appareils adaptés