Accompagnement innovant du changement

Accompagnement innovant du changement : Formations, communications et communautés sur les applications Microsoft
(Office 365, SharePoint, Yammer, Teams, Skype For Busines, Exchange – Outlook, Office)

Dans les projets de transformation de l’entreprise, en particulier ceux touchant aux processus et au système d’information, l’utilisateur final est souvent « oublié » alors que le facteur humain est souvent la principale cause d’échec ou de réussite du projet !

L’intérêt principal, pour une organisation, d’adopter une stratégie de conduite du changement, est d’obtenir l’adhésion des équipes au projet de transformation et donc de diminuer la période de moindre productivité ou de flottement. De plus en plus, elle constitue un élément indispensable de la mise en place de projets d’organisation ou de nouveaux outils afin que celui soit une réussite (sans adoption et usage par les utilisateurs, le projet est un « échec »).

Pensez que plus vous communiquerez, plus vous organiserez d’événements et de sessions de formation, plus vos collègues seront susceptibles d’adopter les nouvelles technologies et modes de travail, critère indispensable à tous les projets.

BeWe vous propose un accompagnement innovant du changement global, innovant, pragmatique et sur-mesure en fonction de la typologie et des enjeux de votre projet.

Définir une stratégie de conduite du changement pour engager les utilisateurs et favoriser l’adoption

Définir en amont du déploiement une stratégie et un plan de conduite du changement (incluant communication, formations et communautés) est une étape essentielle du processus d’adoption des nouvelles technologies et modes de travail car elle implique vos utilisateurs et les informe au sujet de la plus-value professionnelle qui va être apportée à leur quotidien.

Quelle que soit la taille de votre organisation, BeWe vous aide à concevoir des stratégies de conduite du changement, simples et pragmatiques, et les mettre en œuvre de façon adaptée à votre contexte particulier.

Enfin, grâce à notre plate-forme Kairos Transformation, vos collaborateurs s’impliquent de manière ludique et opérationnelle pour réussir la transformation de votre organisation.

Préparer ses champions

Il est ainsi fondamental de constituer une équipe formée de personnes motrices (les champions/ambassadeurs) qui vous aideront tout au long de votre plan de lancement et d’adoption. Les champions convertiront les équipes et les aideront à se former sur les nouvelles méthodes de travail (rôle souvent adapté aux managers intermédiaires). Ils sont vecteurs de sensibilisation, de compréhension et d’implication au sein de la communauté.

Les champions vont également vous aider à soulager les ressources de l’équipe de projet principale
et vont favoriser l’implication des utilisateurs par l’intermédiaire de la communauté.

Communiquer pour motiver et engager les utilisateurs

De même, quels que soient les moyens utilisés, la communication est cruciale pour favoriser l’adoption. En effet, elle permet d’informer les utilisateurs des nouvelles technologies et mode de travail, de leur donner envie de les adopter, elle les inspire et les aide à créer un « buzz » naturel avec enthousiasme.

Pour préparer votre communication, il est essentiel de mettre en évidence, la vision, les scénarios d’usages métiers et les bénéfices concrets que vous avez identifiés au cours des étapes précédentes afin de pouvoir facilement répondre à la question « Qu’est-ce que cela va m’apporter ? » et de donner envie aux équipes de s’impliquer.

Il est également nécessaire d’adapter les supports de communication et les messages aux communautés ciblées (usages, maturité collaborative et sur les outils concernés, canaux disponibles…).

Exemple de Vidéo de Buzz (vidéo explicative animée) :

Exemples kits de communication (emails, posters et flyers….)

Former pour faciliter et développer l’adoption

La formation des utilisateurs finaux  doit être proposée sous différentes formes pour répondre aux besoins d’apprentissage, aux obstacles géographiques et aux contraintes en matière de ressources.

Le MOOC Office 365 Business permet à vos utilisateurs et administrateurs de découvrir l’ensemble des produits et usages d’Office 365 sur la plateforme de formation.

Ils accèdent à différents supports tels que :
– Des tutos pour ceux qui veulent consommer du contenu digital lorsqu’ils en ont besoin
– Des vidéos d’usage pour ceux qui veulent se projeter dans leur domaine métier
– Le réseau Yammer, pour échanger avec une communauté d’individus utilisant les mêmes solutions.

Découvrez le MOOC Office 365 Business

Événements visant à susciter l’engagement des utilisateurs

Il s’agit de réunions publiques (physiques et/ou en ligne), de concours et de distributions de cadeaux qui peuvent apporter une dynamique et encourager les employés à commencer à interagir avec les nouveaux outils. Les événements doivent inciter les utilisateurs à interagir avec les applications afin qu’ils en perçoivent les avantages par eux-mêmes.

Par exemples, les sessions «  Lunch & Learn » sont parfaites pour mettre en avant les avantages des applications, susciter l’enthousiasme des employés et faire participer les champions de votre organisation.