Projet Intranet avec Powell & BeWeUne aventure collective pour un intranet collaboratif, évolutif et intégré
Objectif :
Créer un intranet collaboratif pour renforcer le lien entre les établissements et valoriser les actions locales.
Contexte :
Une fusion structurante et un besoin de moderniser les supports de communication interne pour mieux refléter la richesse du terrain.
Solution :
Lancement d’IntraFEP, un intranet Powell intégré à Microsoft 365, pensé pour centraliser l’information institutionnelle.
Résultats :
- +100 publications en 1 an
- 30 % de connexions trimestrielles
- 85 % connexions réalisées sur ordinateur.
Facteurs clés de succès :
- Implication des établissements dès le début
- Intégration fluide à Microsoft 365
- Accompagnement rigoureux et humain par BeWe.
Prochaines étapes :
- Nouvelle charte graphique en 2025
- Lancement d’une newsletter adaptée aux profils
- Réflexion sur l’intégration de l’IA pour faciliter la contribution.
FONDATION ELLEN POIDATZ
Un virage stratégique vers la collaboration et la cohésion
La Fondation Ellen Poidatz est une institution centenaire qui gère des établissements sanitaires, médico-sociaux et de la petite enfance (S-MS-PE), accompagnant et soignant des personnes en situation de handicap, de la naissance à l’âge adulte vieillissant. Elle emploie plus de 1 000 collaborateurs répartis sur une trentaine de sites en Île-de-France.
À la suite d’une fusion structurante en 2019 avec une grande association du secteur, la Fondation a vu ses besoins en communication interne se renforcer.
Sa Directrice de la communication, Céline Cunha, supervise la communication institutionnelle, interne, externe ainsi que le mécénat, avec un objectif clair : rapprocher les équipes, construire une culture commune et valoriser les actions locales à l’échelle de tous les sites.
« La Fondation est implantée sur une même région, mais ses établissements sont parfois séparés par deux heures de route, avec des histoires et des cultures propres à chacun. Dans ce contexte, l’enjeu était de permettre aux équipes de mieux se connaître, de partager leurs pratiques et d’apprendre à travailler ensemble. »
La digitalisation progressive, amorcée en 2022 avec l’introduction de Microsoft 365, a ouvert la voie à de nouveaux outils collaboratifs, parmi lesquels l’idée d’un intranet moderne qui s’est rapidement imposée.
Une belle histoire à moderniser
Avant 2022, la communication interne reposait exclusivement sur un journal papier trimestriel, Le Fond’Infos, distribué avec les bulletins de paie. Peu consulté, ce format souffrait d’un double écueil : la difficulté à diffuser des informations à jour, et un manque d’équilibre dans les remontées d’informations issues du terrain.
« Il était difficile de partager l’actualité des établissements tant la circulation de l’information était inégale et souvent éloignée des réalités du terrain. »
L’outil papier avait atteint ses limites, tant en efficacité qu’en pertinence.
« Il était difficile de partager l’actualité des établissements tant la circulation de l’information était inégale et souvent éloignée des réalités du terrain. »
L’outil papier avait atteint ses limites, tant en efficacité qu’en pertinence.
FOND’INFO : le journal interne de la Fondation avant le passage à l’intranet
FONDATION ELLEN POIDATZ
Un tournant structurant pour la Fondation
un Le lancement du projet intranet avec Powell, en partenariat avec BeWe, a marqué un véritable tournant. L’objectif était double :
- Offrir à la Fondation un outil centralisé pour diffuser l’information institutionnelle
- Donner aux établissements la main sur leur propre communication, en leur permettant de publier de manière autonome
Le choix s’est rapidement porté sur Powell pour sa compatibilité native avec Microsoft 365, évitant la multiplication des plateformes, et facilitant l’adoption auprès des équipes.
L’intranet, nommé « IntraFEP » suite à un atelier participatif, a été coconstruit avec une équipe Teams de 40 contributeurs issus des établissements. Ces derniers ont été impliqués dès le départ : structuration des contenus, choix du nom, phase de test avec un registre de retours sur les dysfonctionnements.
« Ils sont notre lien avec le terrain. Il était essentiel de les impliquer dès le départ », indique Céline.
La collaboration avec BeWe a été saluée pour sa rigueur, son efficacité et sa simplicité.
« On pensait que 5 ou 6 ateliers ne suffiraient pas. Et pourtant, tout a été limpide, précis, rapide », souligne Céline
Un nouvel espace de lien et de communication
Depuis son lancement, l’intranet a permis de :
- Valoriser les missions locales des établissements (ESCDP – Établissements, Services, Centres, Dispositifs, Plateformes)
- Harmoniser la diffusion d’informations internes
- Renforcer la dynamique contributive
Après un an :
- Une relance du groupe en juin 2024, accompagnée d’une campagne d’affichage intitulée « Avez-vous vu passer l’info ? » avec QR codes pour inciter à consulter les actualités.
« Il faut rester réaliste : une grande partie de nos professionnels n’ont pas d’ordinateur. Il est donc essentiel d’aller les chercher autrement. » indique Céline.
L’intranet répond au cahier des charges initial, mais la Fondation se projette déjà vers une version 2, avec une approche davantage orientée vers l’engagement collaborateur.
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Publications réalisées par une quinzaine de contributeurs
0
%
Connexions uniques sur le trimestre
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%
Connexions réalisées sur ordinateur
FONDATION ELLEN POIDATZ
Prochaines étapes : renforcer, affiner, innover
Après avoir posé les bases solides du projet, il est maintenant temps de se tourner vers les étapes suivantes, qui s’inscrivent dans une logique de continuité et d’innovation pour accompagner les évolutions continues de la Fondation :
- Intégration de la nouvelle charte graphique (déployée début 2025)
- Déploiement d’une newsletter Powell, numérique et peut-être papier selon les profils
- Révision de l’arborescence et des contenus
- Éventuelle intégration de l’IA pour soutenir la contribution et l’organisation de l’information.
« On commence à réfléchir à l’usage de l’IA, pas seulement pour la com, mais aussi parce qu’on sait que nos professionnels l’utilisent déjà » précise Céline.
Le projet est également un tremplin pour structurer des initiatives de communication multi-supports, en tenant compte des usages différenciés selon les métiers et les outils disponibles.
Le conseil de Céline
