Découvrez comment wienerberger a digitalisé sa gestion documentaire Qualité et EHS avec BeWe sur Microsoft 365
Objectif :
Digitaliser et structurer la gestion documentaire Qualité et EHS afin de garantir un accès fiable, sécurisé et centralisé aux documents, tout en améliorant la conformité réglementaire et la performance opérationnelle des équipes.
Contexte :
Avant le projet, la gestion documentaire reposait sur un serveur de fichiers sans structuration ni pilotage :
=> Versions de documents non maîtrisées
=> Absence de workflows de validation
=> Échanges informels par email
=> Difficulté à garantir la conformité en cas d’audit
Solution :
Mise en place d’une plateforme GED complète et intégrée sur Microsoft 365 :
=> SharePoint Online comme référentiel documentaire unique
=> Power Automate pour automatiser les workflows de validation
=> Power Apps pour une application métier dédiée
=> Gestion avancée des métadonnées, versions et droits d’accès
=> Workflow d’approbation multi-étapes entièrement sécurisé
Résultats :
✅ 100 % de traçabilité des documents et des validations
✅ Processus de validation accélérés et automatisés
✅ Suppression des échanges informels et des erreurs de version
✅ Accès rapide à la bonne information pour les équipes
✅ Audits facilités avec des preuves disponibles en quelques clics
Facteurs clés de succès
=> Approche agile avec prototypage rapide et ajustements continus
=> Adoption facilitée grâce à la formation et à l’accompagnement
=> Exploitation complète de l’écosystème Microsoft 365
Prochaines étapes :
=> Amélioration continue basée sur les retours utilisateurs
=> Déploiement de nouveaux cas d’usage documentaires
=> Renforcement de la performance et de l’intégration métier
