L’intégration à Teams permet de repartager facilement le lien vers les articles dans les canaux de conversation de la messagerie d’équipe, celui général de l’entreprise, ou celui de l’agence ou du profil particulier des collaborateurs concernés.
« Les collaborateurs n’ont pas les yeux rivés sur l’intranet toute la journée, remarque la responsable. Cela permet de les notifier des nouvelles publications. »

DES COLLABORATEURS PLUS IMPLIQUÉS

Grâce aux modules proposés par Powell Intranet, plusieurs espaces spécifiques ont été mis en place, à commencer par l’annuaire des collaborateurs, où chacun peut se présenter. Un organigramme du groupe est aussi proposé, permettant à chacun de détailler ses missions.
« Savoir comment nous sommes structurés et qui fait quoi est important, surtout que nous grandissons beaucoup », indique Leslie Gesini.
Les images des événements organisés régulièrement par les différentes agences sont désormais consultables dans un album-photo, qui permet de les repartager par e-mail ou sur les réseaux sociaux. Auparavant, il fallait les consulter ou les récupérer sur le serveur. Mais l’intranet a aussi vocation à donner la parole aux collaborateurs. Une boîte à idées est ainsi en place, pour faire remonter au siège des propositions qui ne le faisaient pas auparavant.
« Nous les traitons toutes et, si elles sont jugées bonnes, nous les mettons en place », précise la responsable.
Grâce au module de quiz de la solution, les collaborateurs sont aussi sollicités pour donner leur avis.
« Des initiatives étaient prises en leur faveur, mais nous constations qu’elles pouvaient ne pas vraiment répondre à leurs attentes, raconte Leslie Gesini. Désormais, nous leur demandons leur avis et l’on se détermine en fonction de la majorité. »

UN ACCÈS CENTRAL AUX OUTILS MÉTIERS

Sur MyJunot, un espace outils donne accès aux différents applicatifs métiers :
commercial, marketing, ressources humaines, planning des visites, portail immobilier de publication des offres, etc.
« Cela fait gagner du temps, constate la responsable. Nous n’avons plus besoin de les rechercher dans les favoris du navigateur ni de nous soucier des codes d’accès, explique-t-elle. Pour les nouveaux arrivants, c’est aussi plus simple. »
De son côté, l’outil de formulaire est venu faciliter les processus. Il a servi, par exemple, à mettre en place un système de demandes de support informatique, destinées au
prestataire en charge de l’infogérance, avec toutes les informations nécessaires pour que celui-ci puisse les traiter.
« On ne perd plus son temps à contacter le standard téléphonique de l’infogérant et à expliquer notre problème. C’est beaucoup plus productif », constate Leslie Gesini.
Les formulaires sont, entre autres, aussi utilisés pour collecter l’appréciation des collaborateurs après une formation, ou encore pour faciliter la cooptation, qui occupe une place très importante dans le recrutement

DES TÂCHES MANUELLES AUTOMATISÉES

Pour le OnBoarding, l’intranet a tout de suite trouvé sa place. Les nouveaux arrivants sont ainsi invités à se présenter via leur fiche dans l’annuaire. Puis, le module Bienvenue de Powell permet de diffuser cette présentation pour que chacun découvre ce nouveau collègue et lui souhaite la bienvenue. Auparavant, une création graphique spécifique devait être réalisée, puis elle était diffusée au format PDF ou PNG sur WhatsApp. Enfin, la tâche des services généraux s’est aussi allégée. Chaque matin, ils avaient pour mission de regarder les anniversaires du jour, puis d’envoyer un e-mail pour inviter tout le monde à souhaiter un bon anniversaire à la ou les personnes concernées. Le module Anniversaire du jour a automatisé cette tâche. Connecté à l’Active Directory, il diffuse le message avec la vignette de la personne et chacun peut souhaiter à cette dernière son anniversaire directement dans Teams, par e-mail ou appel sur son mobile.
« C’était une tâche assez consommatrice de temps. De plus, lorsque l’anniversaire tombait un week-end, il n’était pas pris en compte, raconte la responsable. Là, nous avons fait faire un petit développement pour afficher les anniversaires des jours passés ainsi que de ceux à venir, afin d’anticiper lorsqu’ils tombent le week-end ou un jours férié. »

DES USAGES CONVERSATIONNELS EN
DÉVELOPPEMENT

Du côté de Teams, les usages se sont développés. L’un des enjeux était de réduire le nombre d’e-mails. La messagerie constitue l’un des principaux moyens pour mener des
affaires. Le souhait était de n’être plus submergé de messages et risquer de manquer ceux importants.
Désormais, les conversations se font dans l’outil de tchat et les canaux d’équipe de Teams.
« Tout le monde s’y met, se félicite Leslie Gesini. Mais toutes les agences n’en ont pas encore le même degré d’usage, reconnaît-elle. L’adoption de l’intranet est simple, celle de
Teams moins. Elle nécessite davantage de formation. »
Le tchat sert, lui, tant aux discussions de travail, y compris autour d’un document, qu’aux simples messages d’encouragement ou de félicitation entre collègues, ou encore aux échanges personnels. La messagerie d’équipe favorise aussi la participation de tous et l’intelligence collective. Des conversations sont ainsi créées sur des sujets afin d’impliquer l’ensemble des collaborateurs dans la discussion.

EMBARQUER LES FRANCHISÉS

Au sein du canal général, les agences interagissent entre elles notamment lorsqu’elles sont confrontées à une problématique, dans une logique d’entraide. Par exemple, quand elles sont en recherche d’un contact professionnel : plombier, architecte, avocat, notaire… Mais dans ce dernier cas, l’intranet est aussi venu à la rescousse, en permettant de mettre en place un annuaire professionnel, que chacun peut venir enrichir.
« Il commence à comporter beaucoup de contacts et il est très apprécié », constate la responsable.
Pour MyJunot, la prochaine grande étape concernera les franchisés. Ces derniers accèdent déjà à des canaux Teams, mais pas à l’intranet. Il est donc prévu de leur en proposer une version édulcorée. Un sujet important pour le groupe. Ses deux premières franchises sont récentes, mais son objectif est de développer son réseau dans toutes les grandes villes de France. En attendant, l’ambition portée à travers l’intranet comme Teams s’est, elle, concrétisée.
« Les équipes se sont rapprochées, se réjouit Leslie Gesini. Comme la communication sur ce que chacun fait est meilleure, on retrouve le respect et la compréhension pour le travail
des uns et des autres qui s’étaient amenuisés en sortant de la crise sanitaire, constate-t-elle. Une nouvelle synergie de groupe se crée », souligne-t-elle.