[Témoignage Client] : Comment Rubix a réussi à moderniser et à adapter son intranet au besoin de la communication interne ?
Le groupe RUBIX est un acteur majeur dans le domaine de la distribution de fournitures techniques et d’équipements pour les entreprises industrielles. En tant que leader incontesté, le groupe occupe la première place parmi les distributeurs français dans ce secteur d’activité. Avec une présence étendue à travers l’Europe, le Groupe compte pas moins de 8 000 collaborateurs répartis dans 23 pays. Au cœur de leur mission, il met l’accent sur la satisfaction de leurs clients en fournissant des solutions et des produits de qualité. Grâce à leur vaste réseau et à leur expertise dans le domaine industriel, il joue un rôle essentiel en aidant les entreprises à répondre à leurs besoins en termes de fournitures et d’équipements techniques.
Une approche agile pour un déploiement international :
RUBIX a entrepris la modernisation de son intranet pour faire face à plusieurs défis et améliorer l’expérience de collaboration au sein de l’entreprise. Lors du lancement de la marque, l’intranet corporate « Connect » est né. En raison de sa dépendance à SharePoint Online, l’intranet était limité en termes de fonctionnalités, ce qui a entraîné une faible popularité. Son utilisation se limitait principalement aux tâches de partage de documents, d’intégration de liens rapides et de diffusion d’actualités.
Le projet initial visait à étendre l’intranet aux filiales de l’entreprise, commençant par la France, puisse poursuivant en Allemagne et en Angleterre. Dans cette optique, RUBIX cherchait un partenaire agile pour les accompagner sur les projets collaboratifs et les problématiques spécifiques liées à SharePoint. C’est à ce moment-là que BeWe est intervenu en proposant Powell Software et sa solution Powell Intranet, offrant des avantages en termes d’économies d’échelle.
Dans un premier temps, RUBIX a décidé de tester la solution Powell Intranet dans le cadre d’une migration vers Modern SharePoint. Après une période de tests concluants en 2020, Rubix a décidé de déployer la solution en France, couvrant ainsi 2 300 utilisateurs.
Grâce à une vision précise de la communication interne, le déploiement a pu être réalisé rapidement et efficacement. La clarté des objectifs a joué un rôle déterminant dans cette réussite.
Ce déploiement s’est déroulé dans les délais et le budget impartis, apportant satisfaction à l’entreprise. Suite au lancement réussi de l’intranet en France, le projet s’est étendu en Allemagne, ou l’intranet a été déployé en seulement six mois, touchant ainsi 1 500 utilisateurs.
L’approche agile, pragmatique et innovante de BeWe a parfaitement répondu aux attentes du groupe RUBIX, en s’adaptant à son contexte en tant que distributeur international. RUBIX a entrepris la modernisation de son intranet pour faire face à plusieurs défis et améliorer l’expérience de collaboration au sein de l’entreprise.
Lors du lancement de la marque RUBIX, l’intranet corporate « Connect » est né. En raison de sa dépendance à SharePoint Online, l’intranet était limité en termes de fonctionnalités, ce qui a entraîné une faible popularité. Son utilisation se limitait principalement aux tâches de partage de documents, d’intégration de liens rapides et de diffusion d’actualités. Le projet initial visait à étendre l’intranet aux filiales de l’entreprise, commençant par la France, puis se poursuivant en Allemagne et en Angleterre. Dans cette optique, RUBIX cherchait un partenaire agile pour les accompagner sur les projets collaboratifs et les problématiques spécifiques liées à SharePoint.
C’est à ce moment-là que BeWe est intervenu en proposant Powell Software et sa solution Powell Intranet, offrant des avantages en termes d’économies d’échelle. Dans un premier temps, RUBIX a décidé de tester la solution Powell Intranet dans le cadre d’une migration vers Modern SharePoint. Après une période de tests concluants en 2020, Rubix a décidé de déployer la solution en France, couvrant ainsi 2 300 utilisateurs. Grâce à une vision précise de la communication interne, le déploiement a pu être réalisé rapidement et efficacement. La clarté des objectifs a joué un rôle déterminant dans cette réussite. Ce déploiement s’est déroulé dans les délais et le budget impartis, apportant satisfaction à l’entreprise. Suite au lancement réussi de l’intranet en France, le projet s’est étendu en Allemagne, ou l’intranet a été déployé en seulement six mois, touchant ainsi 1 500 utilisateurs. L’approche agile, pragmatique et innovante de BeWe a parfaitement répondu aux attentes du groupe RUBIX, en s’adaptant à son contexte en tant que distributeur international.
Réalisation du projet :
- Test initial et déploiement en France : RUBIX a d’abord testé la solution dans le cadre d’une migration vers Modern SharePoint. Après avoir été convaincus en 2020, le Groupe à lancé le déploiement en France, touchant 2 300 personnes.
- Expansion en Allemagne et dans d’autres pays : Après le succès en France, un déploiement en 6 mois a été réalisé en Allemagne. Grâce à la capitalisation des éléments déjà réalisés en France, des économies d’échelle ont pu être réalisées.
Une modernisation récompensée :
Le déploiement réussi de Powell Intranet a permis à RUBIX de bénéficier d’un intranet performant qui répond aux besoins de communication interne de manière plus complète et intuitive. Cette solution moderne a renforcé la collaboration entre les équipes, améliorée l’efficacité des processus internes et favorisé une culture d’entreprise plus dynamique. Les employés de Rubix ont rapidement adopté Powell Intranet et apprécié la richesse d’informations ainsi que le design attractif de ce dernier. En reconnaissance de cette réussite, l’intranet de RUBIX a reçu le prix interne du « Meilleur projet pour renforcer l’engagement des équipes ».
Un intranet efficace pour une communication interne unifiée et une collaboration renforcée :
L’objectif était de capitaliser sur les réalisations précédentes, en utilisant les modèles de sites Powell Intranet pour chaque service et en permettant aux utilisateurs d’ajouter facilement des actualités et des documents de manière intuitive. L’intranet de RUBIX a été conçu pour être simple et efficace, offrant des fonctionnalités telles que le partage d’informations via Yammer, la mise en place d’un annuaire à jour et la possibilité de diffuser des actualités à une liste de distribution. La gestion des documents, l’intégration de liens rapides et la diffusion des actualités ont été grandement améliorées. Pour chaque service, un modèle de site Powell Intranet est disponible, permettant d’intégrer les documents importants ainsi qu’un flux d’actualités. Le service de communication interne dispose d’un modèle de site présentant le service, des documents épinglés et un flux d’actualités. Grâce à la fonctionnalité de tags intégrée par BeWe, les commerciaux peuvent savoir si les documents importants peuvent être partagés ou non avec leurs clients.
Un espace RH avec des fonctionnalités modernes et intuitives :
La fonction de « push actu » a été rendue possible, permettant de sélectionner une actualité sur l’intranet et de l’envoyer par e-mail à une liste de distribution prédéfinie. L’e-mail est formaté en reprenant l’image, le texte et la charte graphique de l’actualité sélectionnée. Grâce à ces améliorations, l’intranet de RUBIX est devenu un outil essentiel de communication interne, unifiant l’image de marque de l’entreprise et favorisant la collaboration entre les équipes. Les collaborateurs ont rapidement adopté cet environnement numérique moderne, qui leur permet d’accéder à des informations riches et pertinentes, de partager des documents importants et de rester informés des actualités de l’entreprise. Souhaitant un intranet moderne et simple, BeWe s’est appuyé sur les modèles de site Powell Intranet. Au sein de l’espace RH, BeWe a intégré une fonctionnalité de connecteur universel, permettant de récupérer les offres d’emploi à partir du site web de l’entreprise et de les diffuser au sein de l’intranet. Une fonctionnalité de localisation est également disponible pour géolocaliser les agences du groupe sur une carte Google intégrée à l’intranet. Pour le service RH, de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées, telles que la publication des offres d’emploi, l’accueil des nouveaux collaborateurs, une page d’intégration et diverses actualités du groupe.
L’intranet de Rubix : Une success story dupliquée en europe
Après avoir lancé avec succès l’intranet en France, RUBIX a décidé de reproduire cette réussite dans d’autres pays. Avec l’expertise de BeWe et l’utilisation de Powell Intranet comme solution centrale, cette expansion a été réalisée de manière rapide et efficace. BeWe a créé le concept de Build Express, une approche de déploiement accéléré qui permet d’économiser du temps et des ressources en segmentant les portails en plusieurs thématiques distinctes. L’Allemagne et la région DACH ont été les premières à bénéficier de cette duplication, avec une mise en œuvre réussie en seulement quelques mois et une adoption par 1 500 utilisateurs. L’intranet de l’Allemagne a suivi le modèle français, en adoptant une charte graphique similaire et en offrant des fonctionnalités adaptées aux besoins spécifiques de cette région.
POURQUOI POWELL INTRANET?
RUBIX a choisi la solution de Powell Software pour moderniser son intranet et l’adapter aux besoins spécifiques de sa communication interne. La flexibilité de la solution Powell, associée à l’expertise de BeWe, partenaire de confiance dans la transformation collaborative, a permis d’apporter une réponse sur mesure aux défis auxquels RUBIX était confronté. L’intranet initialement limité a pu être élargi et optimisé grâce aux fonctionnalités avancées de la solution Powell Software, comme les modèles de sites préconçus ou la gestion efficace des documents. RUBIX a apprécié l’agilité de la solution qui a permis un déploiement rapide et efficace à grande échelle, améliorant ainsi l’expérience des utilisateurs et favorisant une collaboration accrue entre les équipes. Enfin, la capacité de Powell Software à offrir une expérience unifiée a joué un rôle majeur, permettant de maintenir une cohérence visuelle et fonctionnelle à travers l’entreprise.
3 CONSEILS POUR STIMULER L’ADOPTION D’UN INTRANET :
- Embarquer et prendre le temps de former les utilisateurs pour qu’ils soient autonomes, avec une équipe dédiée pour offrir un soutien dans l’utilisation de la plateforme.
- Utiliser les techniques de marketing traditionnelles pour encourager les utilisateurs à se rendre sur l’intranet. Par exemple, envoyer des bulletins d’information tous les quinze jours, en incluant des extraits d’articles pour inciter les lecteurs à se rendre sur l’intranet.
- Faire de la plateforme un point d’accès central, rassemblant tous les outils dont les employés ont besoin, comme leurs systèmes de réservation de vacances par exemple.
Avec Powell Intranet, la solution intranet primée, personnalisable et inclusive, vous pouvez optimiser votre lieu de travail Microsoft 365 pour offrir aux employés une expérience exceptionnelle.
